L'informazione alla base della cultura comune di un'azienda e di qualunque organizzazione, quella che dovrebbe permeare ad ogni livello le dinamiche interne ed alla fine qualificare i risultati, deve essere accessibile verticalmente in una struttura tradizionale.
La diffusione di PC negli ambienti lavorativi ha aperto una nuova finestra sul patrimonio di conoscenze che così può essere semplicemente ed economicamente messo a disposizione di tutti gli appartenenti all'organizzazione.
Il centro di una struttura Intranet è costituito da un Corporate Portal.
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Al centro dell'impresa il Corporate Portal |
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Il Corporate Portal costituisce un prezioso punto di riferimento per tutti i collaboratori di un'azienda, ed è il principale sistema di distribuzione di informazioni all'interno dell'impresa stessa.
Di solito un sito Intranet tende a crescere molto rapidamente, poiché la quantità di informazioni che vengono rese disponibili è molto ampia e di norma le informazioni pubblicate non sono mai rimosse in modo da costuire nel tempo un archivio storico.
Viene costruito su una normale struttura ad albero, in cui, grazie allo strumento di User Profiling di Ideatools, è possibile determinare con estrema precisione e puntualità chi ha accesso a quali contenuti o servizi.
È possibile decidere anche da dove il sito Intranet può essere consultato (dall'ufficio, da casa, da connessioni dial-up, da una rete mobile, ecc.): aspetto fondamentale è la sua facilità d'uso.
È importante verificare attentamente l'usabilità di qualunque sito, e ancor di più nel caso di un'Intranet: se il sito pubblico è difficilmente accessibile si perderanno possibili contatti, ma è certo che un sito Intranet difficilmente utilizzabile sprecherà ore di lavoro retribuite sia di chi lo consulta che degli editor incaricati di inserire i contenuti.
La prima funzione che assolve un sistema Intranet è proprio quello di mettere a disposizione tutti i contenuti utili al personale dell'azienda in maniera asincrona (senza la necessità di intervento umano) nel momento della richiesta di consultazione.
La pubblicazione centralizzata di contenuti sempre aggiornati avviene a cura di un gruppo di lavoro interno che ricalca le competenze e l'organigramma aziendale.
Con gli strumenti di evectors IdeaTools è semplice definire chi fa cosa, ed assegnare privilegi d'accesso editoriale delle aree specializzate a chi segue il settore anche nel mondo reale.
I report sulle vendite sono di competenza dell'ufficio commerciale, le valutazioni sui prodotti della ricerca e sviluppo, e così via.
Parallelamente, ogni singola pagina dell'Intranet è riservabile ad un determinato gruppo d'utenti, mantenendo il controllo su quella che può essere considerata informazione sensibile: i gruppi possono essere il management, la produzione, i commerciali, ecc.
La condivisione di norme, procedure, contatti, appuntamenti e riunioni, viene gestita centralmente e taglia una grossa parte di comunicazioni inefficienti, spreco di risorse e zone buie dell'informazione aziendale.
Ottimizza e velocizza i processi di diffusione della conoscenza consolidata e nuova nei riguardi di tutto il personale (anche quello antieconomico da raggiungere con mezzi tradizionali), nuovi assunti, personale riqualificato e riposizionato, nuovi gruppi di lavoro.
Come le informazioni possono essere condivise o riservate, anche le aree d'interazione come Forum specializzati, sistemi di ticketing per l'assegnazione di compiti, mail bulletins, agende condivise, lo possono essere all'interno del gruppo d'utenti desiderato. |
