L'evidenza in tempo reale, accessibile a tutti o al gruppo di lavoro voluto, dello stato di avanzamento di un lavoro non significa aumentare il controllo centrale sull'operato dei dipendenti.

Via K-log si comunicano novità, proposte e riferimenti diretti o indiretti al prodotto del lavoro individuale.

Knowledge logs per i Knowledge workers

L’uso dei weblogs come strumenti di comunicazione all’interno di un’azienda è stato denominato k-logs (dove k sta per “knowledge”).

Per le aree o gli incaricati il cui prodotto finale o intermedio è un documento digitale, il K-log è il luogo in cui questo viene messo a disposizione dell'azienda e condiviso con gli altri appartenenti al gruppo di lavoro.

Anche se il prodotto non è digitalizzabile (una costruzione, una vendita...) lo sono sicuramente buona parte dei parametri che lo descrivono (progetto, coordinate del cliente...) e degli stadi di produzione (offerte, rendicontazioni...).

I contenuti creati sono organizzati giornalmente e sono disponibili attraverso la navigazione in un calendario, creando un archivio storico di quanto prodotto.

La somma dei contenuti archiviati nei K-logs rappresenta la cultura aziendale nella sua parte direttamente creata dall'insieme dei dipendenti, altrimenti spesso poco visibile nel suo complesso.

I k-logs si integrano con le attuali tecnologie di comunicazione interpersonale, quali la posta elettronica, sistemi di messaging e siti internet/extranet/intranet, come “bacheche personali” in cui il proprietario è libero di pubblicare notizie, considerazioni, note, informazioni sui lavori in corso, e anche considerazioni personali, cortocircuitare dinamiche interne in maniere impossibili o antieconomiche con mezzi tradizionali.

Sono utili ad affermare posizioni e punti di vista in uno spazio di tipo editoriale, quindi intrinsecamente diverso da una “conversazione” quale può essere quella tra due persone, nel caso della posta elettronica, o di un gruppo, nel caso di forum o chat.

L’introduzione dei k-logs nel ventaglio degli strumenti di comunicazione interna facilita non solo lo scambio d’informazioni, ma esalta la condivisione di punti di vista specializzati altrimenti distanti fra loro.

I K-logs aziendali aiutano a svolgere una parte importante del lavoro del manager, condividere la conoscenza accumulata da ogni persona e condividerne il valore con tutti.

Organizzare le informazioni

Ogni K-log incorpora un News aggregator capace di cercare e riportare i nuovi contenuti immessi negli altri K-logs, nel Corporate portal, nel sito istituzionale ed in generale in qualunque sito anche esterno all'azienda.

Ogni singolo utente può decidere a che fonti d'informazione attingere:

La funzione di news gathering è egregiamente svolta dall'aggregator di IdeaTools, che è in grado di analizzare in continuazione una serie di siti Internet e di riportare solo le novità ad uno specifico gruppo di utenti (questo può valere per siti informativi - quotidiani, newsgroup - e aziendali in genere, sia propri che esterni).

L'addetto al marketing controlla i siti della concorrenza, il progettista i siti tecnici ed informativi, ecc.

L'aggregazione di contenuti può attingere anche ai weblogs aziendali e delle sorgenti di informazioni aziendali, moltiplicando esponenzialmente il valore dei contenuti raccolti.