Una volta avvenuta la registrazione (ed eventualmente effettuata la verifica dell’identità dell’utente mediante l’invio automatico di una password ad un indirizzo e-mail), sul computer utilizzato dal navigatore viene registrato un cookie, una piccola stringa di testo che consentirà al sito di riconoscere l’utente a tutte le sue successive visite. Il cookie può automaticamente scadere alla chiusura del browser, ad una data prevista o essere permanente fino al log off dell'utente. Per maggiori esigenze di sicurezza, può essere attivato il riconoscimento dell'indirizzo IP. I dati raccolti nella fase di registrazione vengono archiviati nel profilo utente, nel quale potranno essere in un secondo momento aggiunti ulteriori dati come preferenze specifiche indicate dall’utente stesso, carrello della spesa personali per l'e-commerce, ecc. Tutti i dati che compongono il proprio profilo sono sempre a disposizione dell’utente, che può decidere di modificarli ed aggiornarli in qualunque momento. I profili di tutti gli utenti sono disponibili all'intera suite di applicazioni che compongono IdeaTools, consentendo all'utente con un'unica registrazione di accedere a tutti i servizi del sito, inclusi i forum, le funzioni di e-commerce, l’invio di messaggi, ecc. IdeaTools divide l'Universo degli utenti in due sottoinsiemi precisi: gli utenti che riconosce, definiti Registered gli utenti che non riconosce, definiti UnRegistered L'insieme degli utenti Registered può ulteriormente essere suddiviso in Gruppi. I Gruppi possono essere creati dall'editor via web browser sul Pannello di controllo. L'editor può decidere di riservare la visualizzazione di una pagina in qualunque momento da Pannello di controllo via web browser, così come una Sezione o un'intera struttura. Riservare una pagina a più Gruppi di utenti registrati non diminuisce le prestazioni di IdeaTools.